【調剤薬局業】CASE-03 株式会社ジャストメディクス
紙の日報による手書き・手計算から脱却
店舗・本部間の情報共有をリアルタイム化し、月次の業務と管理コストを大幅削減！
株式会社ジャストメディクス 代表取締役 都築様、事業本部調剤事務主任 加藤様
| 導入前の課題 |
01.手書き・手計算の日報作成が現場の負担に。計算ミスや記入漏れも頻発 |
| 導入後の効果 |
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手書き・手計算の日報作成が現場の負担に。計算ミスや記入漏れも頻発
Q：これまでどのようなお困りごとがありましたか？
これまで使われていた紙の日報
10店舗の調剤薬局を運営しているのですが、各店舗の「現金日報」の管理が大きな課題でした。
毎日、各店舗の事務担当者が紙の日報に手書きし、電卓で計算していましたが、どうしても計算ミスや書き忘れが発生し、その見直し・やり直し作業にも労力がかかっていました。
また、会計事務所へはFAXで送付していたのですが、手書きの文字が潰れてしまい、確認の電話が来ることもよくありました。
02.各店舗での未集金管理作業と本部へのFAX報告に労力がかかっていた
Q：各店舗での管理について、特に課題だった点は何でしょうか
つけ払いをされるお客様や売掛金のある福祉施設様への対応として、未収金の管理が非常に大変でした。
各店舗では、過去の紙の日報を一枚一枚めくって未収金の情報を探し、それをスケッチブックに切り貼りして別途管理していました。
また月末には、未収金残高やクレジット入金の結果を本部にFAXで報告するという流れで、
通信費の負担だけでなく、現場の労力負担も非常に大きかったです。
03.店舗数増加につれ保管スペースが限界を迎え、帳票検索も非効率だった
Q：紙の帳票の保管にも大きな課題があったそうですね
本部では日報の原本を、各店舗では未収金やクレジット入金のチェックのためコピーを保管する二重の管理体制をとっていました。
店舗数の増加に伴い、本部のキャビネットが圧迫され限界を迎えていました。また店舗側でも顧客の購入履歴や売掛金など過去の情報を確認する際は、大量の紙の中から手作業で探すなど非効率な作業となっていました。
シンプルな形でスタート、現場で使いながら改善を重ねる
Q：導入のきっかけと決め手は何だったのでしょうか？
決め手となったのは、現場で長年使い慣れた紙の日報のレイアウトを、そのままデジタル化できる点でした 。
DXに苦手意識を持つ従業員もいる中で、操作方法の変更を最小限に抑えられることが、スムーズな導入に繋がると考えました 。
Q：現場にはどのように導入されていきましたか？
「そのままDX」はこれまで使い慣れた帳票がそのまま使えるため不安は少なかったですが、各店舗には既存の業務に拘りを持つ方もいると考えたため、まずは一部の店舗で試験的に導入するスモールスタート方式を取りました。全店舗への導入時には、試験導入の際に受けた意見や気づいた点をまとめ、「これを読めば誰でも使える」という独自のマニュアルを作成して共有しました。おかげで全店舗を訪問しなくても、電話での簡単な問合せ対応だけで 無事導入を完了することができました。
Q：円滑な導入の為のご支援ありがとうございます。導入した効果はいかがでしたでしょうか？
まず先行導入した現場からは「圧倒的に楽になった」との声が上がりました。閉店後の日報作成・報告業務が、PCで入力するだけになり大幅に効率化されました。 すると、試験運用の話を聞いた他の店舗でのスタッフから「早く自分たちの店舗でも使いたい」という要望が出るほど、現場での評価は高かったようです 。 さらに計算ミスによる作業のやり直しがなくなり、コピー用紙代やFAX通信費も削減されました 。
「そのままDX」により手書き・手計算による内容の再確認や修正、本部へのFAX報告などの業務負担を大幅に削減
DX化業務見直しや、社内文化の変革に取り組む
Q：入力されたデータはどのように活用されていますでしょうか？
当初は日報の送受信や保管スペースの削減を目指していましたが、集計データから未収金やクレジット入金の計算や、本部での一括確認ができることに思い至り、codeless technology社と帳票の改善を進めていきました。このようにデジタル化した情報を二次利用することで業務の効率化が図れることに気づいたことも大きな収穫でした。 また会計事務所へもFAXの送信が不要となり、共有の手間が削減できたことに加え、「以前より格段に見やすくなった」とのコメントを貰えました。指摘・修正事項の伝達も画面上のメモ機能を活用することでよりスムーズに行えるようになり、双方でメリットを感じています。
Q：今後の展望と、「そのままDX」へのご要望があればお聞かせください
まずは今回デジタル化した現金日報の運用をしっかり定着させたいです。当薬局では電子薬歴（※）と連携する専門システムの導入を考えているため、今後は「そのままDX」がレセコン（※２）システム提供会社と連携するなど、医療業界に特化した機能が追加されることに期待しています 。さらに手書きやFAXで送られる問診票をカメラで読み、文字起こしできる機能が実装できればさらに活用が広がると思います。
（※）電子薬歴：患者様の薬剤服用歴を電子的に記録・管理するシステム
（※２）レセコン：「レセプトコンピュータ」の略称。医療機関や薬局が健康保険組合などに診療報酬を請求するために必要な「レセプト（診療報酬明細書）」を自動で作成・管理するコンピュータシステム
導入を検討されている方へのコメント
Q：貴重なご意見ありがとうございます。当社内でも共有をし、検討を進めたいと思います。
「そのままDX」は他の企業の方にもお勧めできますでしょうか？
はい、お勧めできます。「そのままDX」は、今使っている帳票が「そのまま」使えるので、ITツールに苦手意識を持つ現場スタッフにとっても、抵抗感なくデジタル化に移行できました。
人のノウハウに依存する運用は、近年の人手不足や採用難の中、業務停止のリスクにもなりえます。
複数店舗を持ちながらも、一方でPOSシステムや高機能・高額なシステム導入がためらわれる会社にとっては非常にフィットしやすいのではと考えます。
また契約している会計事務所側も紙・FAXでの情報のやり取りに課題を感じており、「そのままDX」の導入に評価をいただいています。会計事務所や税理士を通じ、顧問先企業へのアプローチを行うことで同様の課題を抱える企業の業務効率化に繋がるのではと考えます。
そのままDX担当者より
全店舗への展開に際し、試験運用を経た段階的な導入や非常に分かりやすい独自マニュアルを作成されるなど、スムーズな導入にご尽力いただきましたこと、心より感謝申し上げます 。
日々の手書き日報の作成業務が効率化されただけでなく当初は想定されていなかった未収金・クレジット入金管理においても、データの二次利用によって劇的に改善されたとのお話を伺い、担当者として大変嬉しく思います 。
また現場の皆様から「圧倒的に楽になった」「早く使いたい」といったお声をいただけたことは、我々の大きな励みとなっております 。
今後の展望として、医療業界特有のレセコン（レセプトコンピュータ）との連携など、貴重なご意見をいただきありがとうございます 。
会計事務所・税理士様から顧問先企業へアプローチするアイデアも、同様の課題を抱える多くの企業様の助けとなる素晴らしい視点だと感じております 。
今回いただいたご意見を真摯に受け止め、今後のサービス開発に活かして参ります。
今後も皆様の業務改善に貢献できるよう努めてまいりますので、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
導入企業様情報
調剤薬局「くすのき薬局」10店舗を運営
| 社名 | 株式会社 ジャストメディクス（愛知県一宮市） |
| 業種 | 保険薬局経営、医療開業支援、在宅医療支援 買い物リハビリ、基準緩和型デイサービス |
| 事業内容 | 新聞販売、地域情報ミニコミ紙の発行、物販、高齢者サービス他 |
| 従業員数 | ９５名 |
| ご担当者様 | 代表取締役 都築様、事業本部調剤事務主任 加藤様 |
| WEBサイト | https://justmediks.co.jp/ |
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