【新聞販売・物販業】CASE-02 株式会社シーエーシ
紙の手書きメモによる受発注管理から脱却。
属人化していた業務のDX化に成功し、業務負荷軽減とペーパーレス化を実現！
| 導入前の課題 | 01.物販業務拡大に伴い、紙ベースの受発注・請求業務が限界に 02.グループ会社との情報伝達漏れ・ミスが発生するリスクがあった 03.問題意識は共有されていたものの、改善策検討に至っていなかった |
| 導入後の効果 | ・受発注・請求情報の入力・管理やグループ会社間の共有に関する業務負荷が軽減され、顧客対応等への時間・労力を確保できるようになった。 ・業務に余裕が生まれたことでデータの集計・分析方法を検討できるようになった。 ・DX化による業務の見直しやその効果を考えるきっかけとなった。 |
01.物販業務拡大に伴い、紙ベース受発注・請求業務が限界に
Q：これまでどのようなお困りごとがありましたか？
汎用の手書き電話メモ
当社は新聞配達業に加え、商品・食料品等、地域の方への物販業も営んでいます。
コロナ禍を経て受注件数が増加してきましたが、それに伴い従来の紙ベースでの受発注・請求業務の業務量が増大し、限界を迎えていました。
電話やFAX・店頭で受けた注文情報を汎用の手書き電話メモに記載し、さらにスタッフが社内PC上のEXCELの台帳に1件ずつ手入力で転記していました。
スタッフは物販業務のほかにも、地域のお客様からのお問い合わせにも対応しているため、業務量の増加と共に手書きメモへの誤記入やEXCELの台帳への誤転記のリスクもありました。
02.グループ会社との情報伝達漏れ・ミスが発生するリスクがあった
Q：グループ会社でも物販業務の注文を受け付けておられると伺いました
本社同様にグループ会社でも物販の注文を受け付けています。本社・グループ会社間のやり取りは主にFAX・電話で行われていましたが、伝達漏れや内容の確認に手間取ることが多くありました。
「言った言わない」の確認が曖昧になったり、伝え忘れなどのコミュニケーション上のミスが発生するリスクも抱えていました。
03.問題意識は共有されていたものの、改善策検討に至っていなかった
Q：このような問題につき改善策の検討などは行われていましたでしょうか？
物販業務を5年以上継続していますが、紙・手入力を中心とした業務に慣れていたこともあり「こんなものか」という意識がありました。
社内のミーティングで問題意識の共有はされていましたが、たとえばシステムの活用などにより業務手順を変えるという検討にまでは至っていませんでした。
市販のシステムは投資もかかることや、帳票フォーマットなどが固定されていることが多く、自社の業務に適用するのはハードルが高いと感じていました。
シンプルな形でスタート、現場でつかながら改善を重ねる
Q：導入のきっかけと決め手は何だったのでしょうか？
Q：現場の皆様の反応はいかがでしたでしょうか？
「そのままDX」は帳票のフォーマット・項目を従来のメモに合わせた形からスタートできたため、本社の導入は比較的スムーズに行うことができました。グループ会社にはPCの不慣れな従業員もいたため、当初は本社から訪問しサポートを行いました。現在では問題なくスムーズにデータ入力を行えています。
Q：円滑な導入の為のご支援ありがとうございます。導入した効果はいかがでしたでしょうか？
まず、紙のコスト削減はもちろん、手書きの文字を読み取って転記する作業がなくなり、チェック作業の効率が格段に上がりました。またグループ会社とのやりとりも、クラウド上の同じデータを確認できるようになったことで、労力削減だけでなく伝達漏れ・コミュニケーションエラーのリスクも減らすことができました。私たちの仕事は物販業務に加え、地域のお客様からの電話対応など様々な業務が発生します。以前は受発注・請求情報の確認・入力作業に追われ、お客様対応に専念することが困難でしたが、今は入力データが正確に記録されている安心感から、お客様からのお問い合わせに対し余裕をもって対応できるようになりました。
DX化による業務見直しや、社内文化の変革に取り組む
Q：入力されたデータはどのように活用されていますでしょうか？
本来の受発注処理や請求書発行に使われるだけでなく、入力されたデータを集計・分析して取扱商品やプロモーション施策への活用を行えるようになりました。
導入を検討されている方へのコメント
Q：貴重なご意見ありがとうございます。ぜひ実現に向けた取組を行いたいと思います。「そのままDX」は他の企業の方にもお勧めできますでしょうか？
はい、お勧めできます。「そのままDX」は、他の市販のソフトのようにすでに固定された帳票や業務フローではなく、自社の業務に合わせた使いやすいフォーマットからスタートできます。それに加え、低コスト・短期間での改変ができ柔軟性が高いため、どのような業種の企業にとっても使いやすいツールになると思います。特に顧客コードから顧客情報を自動で表示・選択する機能は、同業他社も導入できれば、業界全体で業務の効率化が図れると期待しています。
そのままDX担当者より
導入いただいてから、短期間に運用フェーズまで進めていただきありがとうございます。特にグループ会社での導入のため、訪問指導までしていただき大変感謝しています。
紙・手書きの業務の労力削減やコミュニケーションミスの防止に加え、データの活用・分析や業務改善の必要性を検討するきっかけになったとのお話を伺い、担当者として大変うれしく感じています。
ご要望いただいた新機能の現場での活用方法や、導入事例のご紹介はぜひ早々に進めたいと考えております。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
導入企業様情報
本社社屋外観
| 社名 |
中日新聞一宮南部専売店 株式会社シーエーシ |
| 業種 |
新聞販売業・物販業 |
| 事業内容 |
新聞販売、地域情報ミニコミ紙の発行、物販、高齢者サービス他 |
| 従業員数 |
正社員42名、準社員96名（うち女性81名） |
| ご担当者様 | 木下社長、浦野部長、谷山課長 |
| WEBサイト | https://www.chunichi-cac.com/ |
この記事へのコメントはありません。