導入わずか2ヶ月で10書類を活用。現場や委託先にも好評！数値で見える効果も。

 

導入後の効果

・従業員が自主的にフォームを作成できるようになった ・高齢の委託先が使ってくれるようになった ・データ化されているので、すぐに書類が探せるようになった ・ウェブ上でスムーズに回覧できるようになった ・3部署で大きな時間削減ができた

01.現場の帳票を電子化したが導入の壁があった

Q：今まではどのように管理されていましたか？

DXを活用した業務効率化や企業価値向上を果たすため、以前から他のDXのツールを導入していたのですが、紙文化に慣れた現場からの要望や、ツールの作り込みなどの工数などが多く、浸透させるのに苦労をしていました。DXツールの勉強会などを開いてもなかなか現場からの反発が収まりませんでした。弊社では専任のDX担当者もいない中、「そのままDX」は導入が非常に簡単で最短で次の日から使えるので順次「そのままDX」に差し替えています。

Q：社員様が自主的にフォームを作られたとお聞きしましたが、どのような経緯でしょうか？

とても嬉しかったのは、現場担当が自主的に書類の作成依頼を出してくれたことです。今までは導入したツールを使うのさえ嫌がっていた現場担当が『書類を増やしたい！』と自主的に動いてくれたのは正直びっくりしました。『勝手にDX』という感じでしたね（笑）。

Q：「勝手にDX」面白いですね。どのような感じで増えていきましたでしょうか？

2024年9月からの推移をまとめました。10月ごろから勝手にDXが進んできて、みるみるうちに書類の数が増えてきて助かってます。今後も増やしていく予定です。

他のDXツールだと、どうしても仕組みを考えたり作ったりする必要がありますが、「そのままDX」は書類を送るだけで、自動で入力フォームを作ってくださるので社員も気兼ねなく書類作成の依頼をしてくれたようです。管理者レベルの人間がそこに工数を裂かずに済むので良いので、そこから社内のDX化が飛躍的に進みました。導入後、わずか数ヶ月で１０種類の帳票を電子化し運用していますが、今後は２０、３０と順次増やしていく計画です。

Q：それ以外に良かった点はございますか？

70歳代の方がいらっしゃる小規模の委託先には新しいツールを覚えていただくことは難しく、今までは電話やファックスでやり取りをしていました。「そのままDX」の導入に伴い、入力項目もシンプル化し、今では問題なくスムーズに現場で導入していただき、紙の書類よりも入力しやすいようで、とても喜んで頂いています。お陰様で数値の把握のミスも減り、先方が入力した数値をリアルタイムで把握でき、FAXの保管や電話でのやり取りをメモする工数などが全てなくなりました。入力すべき部分の色を変えたり、自動で数値を計算してくれたりするのも紙ではできなかった大きなメリットです。このような仕組みやデータを出先でもお客様や見込み顧客にも見せることができるので、顧客増加効果にも期待をしています。

 

Q：現在、他のDXツールをご検討されていますでしょうか？

「そのままDX」の導入前も幾つかのツールを導入していましたが、正直日々新しいツールを探していました。「そのままDX」はデータをCSVやPDFで出力も出来ますので、既存のシステムとの連携もスムーズで、新しいシステムの導入は考えていません。それよりも、どんどん書類を増やして現場の改善と効率化することが楽しみで仕方がありません。

 

02.社内閲覧資料が紙主体で回覧やフィルタリングに工数がかかる

Q：工場の現場以外でもご活用いただいていますが、使い勝手はいかがでしょうか？

前述のように、今まで使っていた書類をそのまま使えるので、社内回覧資料もDX化が簡単に進みました。現場書類と違って、毎日使わない書類もあるので、今までは必要に応じて探す作業が生じ、本棚等でファイリングして管理をしていましたが、今では同じ画面で検索するだけで即時に必要書類が出てくるので非常に助かっています。検索も書類名や日時等、様々なやり方があるのですぐに探せて便利です。

Q：デジタル書類への押印機能の使い勝手はいかがでしょうか？

社内書類はどうしてもハンコを付いて回覧せざるを得ないものも多く、今までは、どこまで回っているかを人づてに聞いていかないと把握できませんでしたが、「そのままDX」はデジタルの書類に各担当者や部署のハンコを押すことができるので、即座にどこで止まっているかが確認できます。また、紙書類をなくすこともなく、担当者にはアラートもきますので、抜け漏れが減ります。誰がいつ押印したか、誰がいつ改変したかも履歴が残るので、紙の時には上書きを重ねていたような書類も経緯が見えてびっくりしています。社内の閲覧・確認作業の流れはそのままに、全てにおいて効率化できる仕組みなのがすごいですね。

03.効率化による圧倒的なスピードアップ

Q：具体的に数値で見えている効率化はございますか？

そのままDXの導入後に社内で時間を計測した結果、導入後2ヶ月、わずか10書類ですでに下記のような目に見える時間の削減もできています。

部署	削減時間	付随作業
品質管理部	200分/月	転記作業、ファイリング作業、検索作業
購買生産管理課	400分/月	転記作業、ファイリング作業、検索作業
製造課	175分/月	記入時間、帳票コピー時間、申請時間

管理者も閲覧や承認が必要な書類も多いので、時給換算にするととてつもない効果が出ています。結果、本来注力すべき安全管理や品質管理などに対して使える時間も増えました。コピー用紙やファイル等の購入費用も毎月数百枚単位で下がりました。

今後は他の検査業務への拡充、他の委託先や購買管理への展開など全社的に展開してさらなる削減とスピード化を進めて行きます。今後はデータの分析や活用など

 

Q：これだけの効率化がすでにできているとのこと、前述の項目以外で効果を感じてらっしゃいますか？

特に気に入ったのは、最初は現在使っている書類から始められますが、使っていく中でも改善点が見えてきて、項目を増やしたり減らしたり、見た目を変えたり自動計算を入れたりすることによってどんどん書類がアップグレードされていくことです。他のツールではあり得ない「そのままDX」の醍醐味だと感じています。しかも、チャット形式の依頼フォームでお願いするだけで自動に出来上がってくるのは感動さえ覚えます。

Q：ご要望いただいたデジタルノギスとの連携はいかがでしょうか？

今まではノギスで測った数値を書類に手書きで記載し、必要に応じてパソコンに入力をしていましたが、現在は外径がデジタルノギスから自動的に入り、内径も自動計算で入るようになっています。間違いがなくなったことはもちろんですが、何よりも、今までのノウハウが詰まった現場の書類が見た目そのままで使えているのが本当にいいですね。

 

導入を検討している方へのコメント

Q：他の企業にもお勧めいただけますでしょうか？

もちろんです！会社の規模にかかわらず、業務フローを変えるのは難しいがデジタル化/ペーパーレス化を検討している方には本当におすすめのサービスです。初期費用も抑えることもでき、お試し無料プランもあるので、導入前にリスクなしで検討ができます。弊社の導入事例でよろしければ、喜んで共有させていただきます。スモールスタートで一緒に大きく発展しましょう！

 

そのままDX担当者より

導入いただいてから、短期間に素晴らしいスピードで書類を増やしていただき、ご活用くださっていて本当にありがとうございます。『こんな素晴らしいツールを我が社だけに止めていくのはもったいない！日本の製造業発展のためならば、日本全国どこでも行きますよ！』と木下社長が熱く語っていただいたことに甘え、多くのセミナーにもご登壇いただき、感謝しております。現在いただいているご要望を含め、今後も機能改善等を進めてまいりますので、引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。

 

導入企業様情報

 

社名	シンニチ工業株式会社
業種	製造業
事業内容	大径薄肉パイプ（ステンレス・鉄・チタン）の製造販売
従業員数	55名
ご担当者様	木下社長、浦野部長、谷山課長
WEBサイト	https://www.shinnichikogyo.co.jp/