「先月の点検記録、ここの数値が修正液で消されているが、誰がいつ直したのか？」

「現場の記録と、Excelの集計データの日付がズレているのはなぜか？」

「この筆跡は、本当に担当者本人のものか？」

ISO監査や顧客監査の場において、このような鋭い指摘を受け、冷や汗をかいた経験はないでしょうか。

製造業において、品質を守ることは当然ですが、それと同じくらい**「正しく品質が守られていることを、データで証明すること（データインテグリティ）」**が重要視される時代になりました。

しかし、多くの現場ではいまだに「紙の点検表」と「Excelへの手入力」が主流です。実はこのアナログな運用こそが、「悪意のないミス」を「改ざんの疑い」に変えてしまう最大のリスク要因なのです。

本記事では、製造現場の帳票電子化ツール「そのままDX」を活用し、監査員に一切の隙を見せない「鉄壁のデータ管理体制」を構築する方法について解説します。

なぜ「紙の帳票」は監査で嫌われるのか？

監査員が紙の帳票を見て眉をひそめるのには、明確な理由があります。それは「データとしての信頼性」が低いからです。

医薬品や食品業界を中心に重視されるデータ管理の基準「ALCOA+（アルコアプラス）」の観点で見ると、紙と手作業には以下の致命的な弱点があります。

• 誰が書いたか曖昧　サインがあっても、代理記入の可能性を否定できない。
• いつ書いたか不明　まとめて週末に「バックデート（日付遡り）」で書かれていても判別できない。
• 読み取れない　汚損やクセ字で「1」か「7」か判読できない。
• 原本が保たれない　Excelに転記した時点で、それは「コピー」であり、入力ミスのリスクが混入する。

特に近年は、大手メーカーでの品質データ書き換え問題が相次ぎ、監査の目は年々厳しくなっています。「現場を信じている」という精神論は、もはや通用しません。

「転記作業」がある限り、ミスと疑いは消えない

現場の運用で最もリスクが高いのが、「紙からExcelへの転記」のプロセスです。

「そのままDX」の導入前（Before）のフローを見てみましょう。

現場作業員が紙に記入し、それを事務所に持ち帰り、事務員がPCに入力する。この一連の流れには、ヒューマンエラーの罠が無数に潜んでいます。

• 読み間違い　現場の「3」を、事務員が「8」と入力してしまう。
• 入力行ズレ　Excelの1行下のセルに入力してしまう。
• タイムラグ　異常値が出ていたのに、入力されるのが翌日になり、発見が遅れる。

もし監査で「現場の紙の数値」と「提出された報告書の数値」が違っていたらどうなるでしょうか？

たとえそれが単純な入力ミスであっても、外部からは「不都合なデータを隠蔽するために書き換えた（改ざん）」とみなされる可能性があります。

「転記」という作業をプロセスに残している限り、このリスクは永遠にゼロになりません。

「そのままDX」が実現する、監査に強い3つの防衛機能

では、どうすればよいのでしょうか？答えはシンプルです。「現場で入力したデータを、そのまま最終データにする」ことです。

「そのままDX」は、このデータ防衛を強力にサポートする機能を備えています。

① 「ログイン履歴」と「タイムスタンプ」で証拠を残す

「そのままDX」では、タブレットで入力する際に必ずユーザー認証（誰が）が行われます。

また、入力したデータにはシステム時刻（いつ）が自動的に付与されます。

これにより、「誰が、いつ、どこで入力したか」が改変不可能なログとして記録されます。「後からこっそり書き直す」ことは不可能です。このログがあるだけで、監査員に対するデータの信頼性は劇的に向上します。

② 「自動入力」で入力ミスと判断のブレを排除する

監査では「なぜその判断をしたのか？」という根拠も問われます。

手書きの自由記述で「異常なし」と書くだけでは、本当に点検したのか証明できません。

• 設備日常点検表の例
  「管理No」をプルダウンで選択すると、その設備の「メーカー・品番」と「専用の点検項目」が自動で表示されます。
  これにより、「違う設備の点検表に記入してしまう」という取り違えミスを物理的に防ぎます。
• 設備故障連絡書の例
  「故障現象」を選択すれば、「推定原因」や「復旧処置」がマスタデータから自動引用されます。
  担当者の知識レベルに依存せず、組織として標準化された正しい用語・手順で記録が残るため、記録の品質が均一化されます。

③ クラウド一元管理で「原本」を保証する

現場で入力されたデータは、その瞬間にクラウドサーバーへ送信・保存されます（画像資料の「導入後」フロー）。

人の手を介した「転記」や「ファイル移動」が発生しないため、データの純度が100%保たれます。

「バックヤードでは、上がってきたデータを承認するだけ」。このシンプルなフローこそが、最強の改ざん防止策なのです。

 監査当日の風景が変わる！「3秒」で終わるデータ検索

監査対応で最もストレスがかかるのが、資料探しです。

「去年の7月15日の、ラインBの点検記録を出してください」と言われ、倉庫の段ボールをひっくり返して脂汗をかいた経験はありませんか？

電子化されていれば、この時間は「3秒」になります。

「そのままDX」の管理画面で、日付とライン名で検索をかけるだけ。必要なデータが瞬時に画面に表示され、CSVやPDFとして出力可能です。

監査員に対し、「求められたデータを即座に提示できる」という事実は、管理体制への大きな信頼感（心証の良さ）に繋がります。「ここはしっかり管理されているな」と思わせることで、監査をスムーズに進めることができるのです。

まとめ　DXは「攻め」だけでなく、会社を守る「守り」の要

「現場がタブレット入力に慣れるか不安」という声もあるかもしれません。

しかし、「そのままDX」は「今使っている帳票のレイアウトそのまま」で導入できるため、現場の抵抗感は最小限です。

それ以上に、経営層や管理者が考えるべきは、「紙運用のリスク」をこれ以上放置できるか、という点です。

• 転記ミスによるデータ不整合
• 紛失や汚損による証拠の消失
• 改ざんを疑われる余地のある運用フロー

これらを放置して万が一の事態が起きた際、失う信用は計り知れません。

「転記作業の撤廃」と「自動化されたデータ収集」は、業務効率化であると同時に、あなたの会社を守るための「デジタル・コンプライアンス」の確立なのです。

次の監査が来る前に、説明責任を果たせる「クリーンなデータ管理体制」へ移行しませんか？